Politique de Confidentialité

Hôtel Le Sarac – Clermont l’Hérault

Date de dernière mise à jour : 4 novembre 2025

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Introduction

La SARL PHIVAL, exploitant l’Hôtel Le Sarac, accorde une grande importance à la protection de vos données personnelles et au respect de votre vie privée.

La présente Politique de confidentialité a pour objectif de vous informer de manière claire et transparente sur :

• Les données personnelles que nous collectons
• Les finalités de leur traitement
• Les destinataires de ces données
• Vos droits concernant vos données personnelles
• Les mesures de sécurité mises en place

Cette politique est conforme au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) et à la loi Informatique et Libertés.

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1. Responsable du Traitement des Données

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2. Données Personnelles Collectées

2.1. Données collectées lors de la réservation

Lors d’une réservation (par téléphone, email, site web ou plateforme partenaire), nous collectons les données suivantes :

• Identité : nom, prénom, civilité
• Coordonnées : adresse postale, adresse email, numéro de téléphone
• Informations de réservation : dates de séjour, type de chambre, nombre de personnes
• Informations de paiement : coordonnées bancaires (traitées de manière sécurisée)
• Préférences : demandes spécifiques (lit supplémentaire, accessibilité, etc.)

2.2. Données collectées lors du séjour

Lors de votre arrivée à l’hôtel, nous collectons également :

• Pièce d’identité : copie ou scan (obligation légale – fiche de police)
• Informations de facturation : pour l’établissement de la facture
• Données de consommation : services supplémentaires utilisés (petit-déjeuner, etc.)

2.3. Données collectées via le site web

Lors de votre navigation sur notre site www.lesarac.fr, nous collectons :

• Données de navigation : adresse IP, type de navigateur, pages visitées, durée de visite
• Cookies : voir section 8 pour plus de détails
• Données de formulaire : si vous nous contactez via le formulaire de contact

2.4. Données sensibles

Nous ne collectons pas de données sensibles (origine raciale ou ethnique, opinions politiques, convictions religieuses, données de santé, orientation sexuelle, etc.), sauf si vous nous les communiquez volontairement pour des besoins spécifiques (accessibilité PMR, allergies alimentaires pour le petit-déjeuner, etc.).

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3. Finalités du Traitement

Vos données personnelles sont collectées et traitées pour les finalités suivantes :

Finalité	Base légale
Gestion des réservations (confirmation, modification, annulation)	Exécution du contrat
Gestion du séjour (accueil, services, facturation)	Exécution du contrat
Facturation et comptabilité	Obligation légale
Fiche de police (déclaration à la préfecture)	Obligation légale (art. R.611-35 du code de la sécurité intérieure)
Communication avec le client (confirmation, informations pratiques)	Exécution du contrat
Amélioration de nos services (satisfaction client, avis)	Intérêt légitime
Statistiques et analyses (fréquentation, taux d’occupation)	Intérêt légitime
Gestion des réclamations et litiges	Intérêt légitime / Obligation légale
Marketing et newsletter (avec votre consentement)	Consentement

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4. Base Légale du Traitement

Conformément au RGPD, le traitement de vos données personnelles repose sur les bases légales suivantes :

• Exécution du contrat : le traitement est nécessaire à l’exécution du contrat de réservation et de séjour
• Obligation légale : le traitement est nécessaire pour respecter nos obligations légales (fiche de police, facturation, comptabilité)
• Intérêt légitime : le traitement est nécessaire aux fins de nos intérêts légitimes (amélioration des services, gestion des réclamations)
• Consentement : vous avez donné votre consentement explicite (newsletter, marketing)

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5. Destinataires des Données

Vos données personnelles sont destinées aux personnes et organismes suivants :

5.1. Destinataires internes

• Personnel de l’hôtel : réception, direction, comptabilité (dans la limite de leurs attributions)

5.2. Destinataires externes

• Prestataires de services :
  • Hébergeur du site web (OVH)
  • Prestataire de paiement en ligne (si applicable)
  • Expert-comptable
  • Assureur (MMA PRO-PME)
• Plateformes de réservation : Booking.com, Expedia, etc. (si vous réservez via ces plateformes)
• Autorités compétentes :
  • Préfecture (fiche de police)
  • Administration fiscale (facturation, TVA)
  • Services de police ou de justice (sur réquisition judiciaire)

Nous nous assurons que tous nos prestataires respectent la réglementation en matière de protection des données personnelles.

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6. Durée de Conservation des Données

Vos données personnelles sont conservées pendant les durées suivantes :

Type de données	Durée de conservation	Justification
Données de réservation	3 ans après le séjour	Gestion des réclamations
Fiche de police	6 mois	Obligation légale (art. R.611-35)
Factures et données comptables	10 ans	Obligation légale (code de commerce)
Données bancaires	13 mois après débit	Preuve de la transaction
Données de navigation (cookies)	13 mois maximum	Recommandation CNIL
Newsletter et marketing	3 ans sans interaction	Intérêt légitime

À l’issue de ces durées, vos données sont supprimées ou anonymisées de manière irréversible.

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7. Vos Droits sur Vos Données Personnelles

Conformément au RGPD et à la loi Informatique et Libertés, vous disposez des droits suivants concernant vos données personnelles :

7.1. Droit d’accès (Article 15 RGPD)

Vous avez le droit d’obtenir :

• La confirmation que vos données sont traitées ou non
• L’accès à vos données personnelles
• Des informations sur les finalités du traitement, les catégories de données, les destinataires, la durée de conservation

7.2. Droit de rectification (Article 16 RGPD)

Vous avez le droit de faire rectifier vos données personnelles si elles sont inexactes ou incomplètes.

7.3. Droit à l’effacement / « Droit à l’oubli » (Article 17 RGPD)

Vous avez le droit de demander l’effacement de vos données personnelles dans les cas suivants :

• Les données ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées
• Vous retirez votre consentement (pour les traitements basés sur le consentement)
• Vous vous opposez au traitement et il n’existe pas de motif légitime impérieux
• Les données ont été collectées illégalement

Exceptions : Ce droit ne s’applique pas si la conservation des données est nécessaire pour respecter une obligation légale (facturation, fiche de police, etc.).

7.4. Droit à la limitation du traitement (Article 18 RGPD)

Vous avez le droit de demander la limitation du traitement de vos données dans les cas suivants :

• Vous contestez l’exactitude de vos données (pendant la vérification)
• Le traitement est illicite mais vous ne souhaitez pas l’effacement
• Nous n’avons plus besoin des données mais vous en avez besoin pour une action en justice
• Vous vous êtes opposé au traitement (en attente de la vérification)

7.5. Droit à la portabilité (Article 20 RGPD)

Vous avez le droit de recevoir vos données personnelles dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et de les transmettre à un autre responsable de traitement.

Ce droit s’applique uniquement aux données que vous nous avez fournies et dont le traitement est basé sur votre consentement ou sur un contrat.

7.6. Droit d’opposition (Article 21 RGPD)

Vous avez le droit de vous opposer à tout moment au traitement de vos données personnelles pour des raisons tenant à votre situation particulière, lorsque le traitement est fondé sur l’intérêt légitime.

Vous avez également le droit de vous opposer au traitement de vos données à des fins de prospection commerciale (newsletter, marketing).

7.7. Droit de retirer votre consentement

Si le traitement est basé sur votre consentement, vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment, sans que cela n’affecte la licéité du traitement effectué avant le retrait.

7.8. Droit de définir des directives post-mortem

Vous avez le droit de définir des directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos données personnelles après votre décès.

7.9. Droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL

Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) :

7.10. Comment exercer vos droits ?

Pour exercer vos droits, vous pouvez nous contacter :

Pièces à fournir : Pour des raisons de sécurité, nous vous demanderons de nous fournir une copie de votre pièce d’identité pour vérifier votre identité.

Délai de réponse : Nous nous engageons à répondre à votre demande dans un délai d’1 mois à compter de sa réception. Ce délai peut être prolongé de 2 mois en cas de complexité de la demande.

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8. Cookies et Technologies Similaires

8.1. Qu’est-ce qu’un cookie ?

Un cookie est un petit fichier texte déposé sur votre terminal (ordinateur, smartphone, tablette) lors de la visite d’un site web. Il permet de collecter des informations relatives à votre navigation et de vous adresser des services adaptés.

8.2. Types de cookies utilisés

Notre site utilise les types de cookies suivants :

Cookies techniques (strictement nécessaires)

Ces cookies sont indispensables au fonctionnement du site. Ils vous permettent de naviguer sur le site et d’utiliser ses fonctionnalités (gestion du panier, mémorisation de la langue, etc.).

Durée de conservation : Session ou 13 mois maximum

Base légale : Exemptés de consentement (article 82 de la loi Informatique et Libertés)

Cookies analytiques (mesure d’audience)

Ces cookies nous permettent de mesurer l’audience du site, d’analyser la navigation des visiteurs et d’améliorer nos services.

Outil utilisé : Google Analytics (anonymisation des adresses IP activée)

Durée de conservation : 13 mois maximum

Base légale : Consentement (sauf si configuration exemptée selon la CNIL)

Cookies de réservation

Ces cookies permettent de mémoriser vos préférences de réservation (dates, type de chambre, etc.) pour faciliter votre expérience.

Durée de conservation : 30 jours

Base légale : Consentement

Cookies tiers (plateformes de réservation)

Si vous utilisez des plateformes de réservation partenaires (Booking.com, Expedia, etc.), ces plateformes peuvent déposer leurs propres cookies. Nous vous invitons à consulter leurs politiques de confidentialité respectives.

8.3. Gestion des cookies

Vous pouvez à tout moment gérer vos préférences en matière de cookies :

Via votre navigateur

• Google Chrome : Paramètres > Confidentialité et sécurité > Cookies et autres données de sites
• Mozilla Firefox : Options > Vie privée et sécurité > Cookies et données de sites
• Safari : Préférences > Confidentialité > Cookies et données de sites web
• Microsoft Edge : Paramètres > Confidentialité, recherche et services > Cookies

Via les liens suivants

• Désactiver Google Analytics : https://tools.google.com/dlpage/gaoptout

⚠️ Attention : La désactivation des cookies peut limiter certaines fonctionnalités du site (réservation en ligne, mémorisation des préférences, etc.).

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9. Sécurité des Données

Nous mettons en œuvre toutes les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour assurer la sécurité de vos données personnelles et les protéger contre :

• La destruction accidentelle ou illicite
• La perte accidentelle
• L’altération
• La divulgation ou l’accès non autorisés

9.1. Mesures techniques

• Chiffrement SSL/TLS : toutes les données transitant entre votre navigateur et notre site sont chiffrées (protocole HTTPS)
• Hébergement sécurisé : nos serveurs sont hébergés chez OVH, un hébergeur certifié et conforme au RGPD
• Sauvegardes régulières : vos données sont sauvegardées régulièrement
• Pare-feu et antivirus : protection contre les intrusions et les logiciels malveillants
• Mises à jour de sécurité : nos systèmes sont régulièrement mis à jour

9.2. Mesures organisationnelles

• Accès restreint : seules les personnes habilitées ont accès à vos données
• Confidentialité : notre personnel est tenu à une obligation de confidentialité
• Sensibilisation : notre personnel est formé à la protection des données personnelles
• Gestion des incidents : procédures en place pour détecter et gérer les violations de données

9.3. En cas de violation de données

En cas de violation de données susceptible d’engendrer un risque élevé pour vos droits et libertés, nous nous engageons à :

• Notifier la CNIL dans les 72 heures
• Vous informer dans les meilleurs délais
• Prendre toutes les mesures nécessaires pour limiter les conséquences

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10. Transfert de Données Hors UE

Vos données personnelles sont hébergées et traitées au sein de l’Union Européenne.

Nous ne transférons pas vos données personnelles en dehors de l’Union Européenne, sauf dans les cas suivants :

• Google Analytics : Google LLC (États-Unis) – Transfert encadré par les clauses contractuelles types de la Commission européenne
• Plateformes de réservation : Si vous réservez via des plateformes tierces, ces dernières peuvent transférer vos données selon leurs propres politiques

Dans tous les cas, nous nous assurons que les transferts sont effectués conformément au RGPD et que des garanties appropriées sont mises en place.

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11. Mineurs

Notre site et nos services ne sont pas destinés aux personnes de moins de 18 ans.

Nous ne collectons pas sciemment de données personnelles concernant des mineurs. Si vous êtes parent ou tuteur légal et que vous constatez que votre enfant nous a fourni des données personnelles, veuillez nous contacter afin que nous puissions les supprimer.

Les réservations pour des mineurs doivent être effectuées par un adulte responsable.

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12. Opposition au Démarchage Téléphonique (Bloctel)

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13. Modifications de la Politique de Confidentialité

Nous nous réservons le droit de modifier la présente Politique de confidentialité à tout moment, notamment pour nous conformer à toute évolution réglementaire, jurisprudentielle, éditoriale ou technique.

En cas de modification substantielle, nous vous en informerons par email (si nous disposons de votre adresse) ou par un avis visible sur notre site.

Nous vous invitons à consulter régulièrement cette page pour prendre connaissance des éventuelles modifications.

Date de dernière mise à jour : 4 novembre 2025

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14. Contact et Questions

Pour toute question concernant cette Politique de confidentialité ou l’exercice de vos droits, vous pouvez nous contacter :

Nous nous engageons à répondre à vos demandes dans un délai d’1 mois à compter de leur réception.

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Documents Légaux Associés

Pour une information complète, nous vous invitons à consulter également :

• Mentions légales
• Conditions Générales de Vente (CGV)

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Merci de votre confiance !
Nous nous engageons à protéger vos données personnelles et à respecter votre vie privée.
Date de dernière mise à jour : 4 novembre 2025